01.45.80.77.13 contact@synapture.fr

Hébergement de fichier avec Synapture

Les hébergeurs de fichiers en ligne accueillent sur leurs serveurs des ensembles d’éléments informatiques tels que :

  • Des documents « médias » (images, vidéos, textes, objets 3D, etc.)
  • Des répertoires (dossiers)
  • Des fichiers exécutables (programmes)
  • Des fichiers de données (qui sont traduits par des programmes)

On retrouve des sites d’hébergements de fichiers grand public comme :

  • YouTube, Vimeo ou encore Dailymotion pour la vidéo
  • 3D warehouse, BlendSwap ou bien Virtual Earth-3DVIA pour les banques de données 3D

Mais nous nous intéressons plus ici aux hébergeurs de dossiers privés. Ils ont la particularité de ne pas rendre le fichier hébergé accessible au grand public – authentification à double facteur, sous forme d’intranet parfois. On retrouve souvent ces systèmes de fichiers dans le milieu professionnel.

Le cloud privé peut aller plus loin encore en optimisant la gestion des flux documentaires. On parle alors de logiciel GED.

L’hébergement de fichier avec Synapture

Nous gérons l’Infrastructure en France chez notre partenaire, leader Français de l’hébergement, ONLINE

L’hébergement ONLINE garantit une prestation haut de gamme :

  • Vidéosurveillance du site
  • Présence équipe technique 24h/24

Il s’agit d’une chambre blanche sécurisée, un serveur répliqué en permanence permettant une remise en service en moins d’une heure et sans causer de perte de données

Nous garantissons ainsi une large bande passante et un temps de réponse confortable.

Les serveurs de Synapture disposent d’une sécurité professionnelle et sont équipés de la mitigation ainsi que d’un firewall pour lutter contre toute tentative de piratage contre notre hebergeur de fichier.

Tous les accès Internet aux données sont cryptés avec le certificat SSL/TLS de Let’s encrypt

Cet organisme qui délivre les certificats est l’œuvre conjointe de Mozilla, CISCO, ONLINE et Google via l’association ISRG . Il s’agit de certificats réputés pour leur très haut niveau de sécurité.

securité-synapture

Nous assurons une maintenance et un hébergement optimal pour vos données.

La gestion des sauvegardes en plus de l’hebergeur de fichier

Synapture possède un serveur de stockage complémentaire situé dans un centre de données différent de celui des serveurs applicatifs.

Synapture a donc mis en place une infrastructure matérielle, mais également logicielle afin de sauvegarder les données de ses clients. Ceci permettra notamment de pallier les erreurs humaines et de restaurer les données à la demande.

La politique de sauvegarde de notre solution cloud est confidentielle et contractuelle avec chaque client.

Un hébergeur de fichier GED pour la gestion documentaire des sociétés

La Gestion Electronique des Documents (GED) assure le classement, la circulation et le traitement des documents au sein de l’entreprise ce qui suppose une meilleure communication interne. Elle présente de nombreux avantages qui vont bien au-delà du simple stockage de fichiers.

 

Synapture vous assure sécurité, confidentialité et pérennité de vos données.

 

 La sécurité de vos données est une priorité pour Synapture

 

  • Nous vous garantissons un niveau de sécurité élevé sur notre infrastructure. Niveau de sécurité définit à « Bon » lors de notre dernier audit.
  • Nous assurons une maintenance et un hébergement optimal pour vos données

Le contrôle des accès via l’hébergement de fichier

Gestion fine des accès

Possibilité de restreindre les postes pouvant accéder à la page de login de votre application

Accès en VPN avec certificat SSL

Possibilité de crypter vos données

Le serveur de configuration incorpore les dernières technologies, notamment Anti-DDOS PRO

Un gain de temps

Les systèmes informatisés de gestion documentaire font gagner un temps considérable aux équipes. Comment ?

Par la recherche plein texte, par exemple. Lorsque l’utilisateur tape une requête dans le moteur de recherche, ce dernier examine tous les termes de chaque fichier sauvegardé sur le cloud, et fait ressortir les documents qui contiennent ce mot-clé. Ce système permet de retrouver plus rapidement des contenus, et de gagner en productivité lorsque l’on n’a pas le temps de renseigner de nombreuses métadonnées pour chaque fichier.

Les injections de masse de documents apportent aussi un gain de temps considérable. Nul besoin d’intégrer les fichiers un par un. Nulle nécessité également de passer par différents services cloud – avec des identifiants différents, des paramètres distincts, etc.

En affichant des résultats sous forme de liste dynamique avec des vignettes (ceci dès la saisie des premiers caractères de la requête), l’autocomplétion se présente comme un autre facteur de productivité.

Un dernier vecteur d’efficience et de rentabilité : les systèmes de collaboration offerts par les logiciels de GED.

La collaboration favorisée

Les meilleures plates-formes de gestion de documents d’entreprises sont collaboratives. Les utilisateurs d’un cloud GED peuvent ainsi constituer des groupes de projets.

Sans un bon outil de gestion documentaire, les utilisateurs s’échangent généralement des copies de fichiers par mail. Cette méthode est souvent à l’origine d’une perte de modifications et d’imbroglios dans l’organisation. Pour favoriser le travail collaboratif, la gestion des versions est une solution proposée par la plupart des logiciels GED. Elle permet notamment de suivre l’évolution de documents. Elle propose aussi généralement un système de réservation check-in/check-out qui sert à verrouiller/déverrouiller un fichier jusqu’à ce qu’une condition spécifique soit réalisée.

La coédition de documents permet également d’éviter la création de duplicatas. Les utilisateurs peuvent même travailler sur le fichier en simultané !

Le partage de contenus peut être encouragé au sein même de la plateforme, mais aussi vers l’extérieur à destination d’utilisateurs non enregistrés sur le cloud : délégataires de gestion, partenaires externes et autres interlocuteurs.

Pouvoir se connecter à distance depuis n’importe quel appareil réduit aussi les tâches énergivores. Les commerciaux en déplacement, par exemple, peuvent éditer à distance les documents et présenter en direct des documents mis à jour à leurs clients.

Pour aller plus loin encore, les collaborateurs comptent sur des outils de messagerie instantanée, de création d’alertes, d’annotations

Personnalisation et spécificités métiers

Chaque secteur d’activité et métier a ses exigences.

Il est possible – sans aucun développement – de créer ses propres filtres de recherches, selon l’organisation et le type de fichiers que l’univers professionnel documentaire impose. Parmi les autres fonctionnalités recommandées il est possible de définir des critères de répartition des données injectées et des workflows pour automatiser les « processus ».

BTP, RH, marketing, comptabilité, administratif, service commercial… Les plateformes de GED peuvent répondre à des spécificités métiers par la connexion avec d’autres solutions logicielles ou d’extensions – certaines sont créées par les communautés des différents outils open source.

Dans le domaine des fusions-acquisitions, il est très fréquent de mettre au point une data room virtuelle. Le travail n’est pas collaboratif mais la plateforme doit intégrer des modules de traçabilité pour visualiser les documents qui ont été consultés dans le temps.

Pour en savoir plus sur le service hébergement de fichiers en ligne amélioré par la GED, vous pouvez bien sûr nous contacter.

Synapture SARL

+33 (0)1 45 80 77 13

contact[@]synapture.fr

52 rue de la Chaussée d’Antin Paris 9