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GED Alfresco par Synapture

Alfresco est un CSM : un logiciel de gestion des contenus. Synapture a amélioré ce progiciel collaboratif à partir de sa version communautaire pour en faire un véritable outil de GED, c’est-à-dire un logiciel ayant pour principal objectif la dématérialisation des documents d’une société, la digitalisation des échanges tout en réduisant les mails.

Pourquoi utiliser Alfresco GED open source avec Synapture ?

Une fois perfectionné, l’outil vous permet d’exploiter vos documents en toute aisance.

Le travail sur l’expérience utilisateur rend d’ailleurs intuitif ce logiciel de gestion de la documentation. La prise en main de ses outils principaux est véritablement facilitée.

La version standard d’Alfresco présente une interface utilisateur appelée « Share ». L’architecture technique d’Alfresco offre la possibilité d’accéder à ses contenus via toutes les interfaces métier du client.

Synapture est éditeur d’une interface Angular pour Alfresco remplaçant le share. Interface riche et facile à personnaliser.

Et pour profiter pleinement de ses fonctionnalités avancées, Synapture propose sa version communautaire : une version complète et puissante de l’outil, avec une maintenance continue. Les entreprises clientes de Synapture gèrent des centaines de milliers de documents grâce à la version Synapture d’Alfresco.

synapture ged

Domaine d’expertise de Synapture

Le champ des possibles s’ouvre avec la GED. Tout professionnel peut par exemple :

Synapture est éditeur d’une interface Angular pour Alfresco remplaçant le share

Alfresco ADD ONS – Installation de modules existants ou développement sur mesure

Formation développeur Alfresco

Migration Alfresco 4.2 vers 6.x

Intégration du repository (Entrepôt) avec une interface métier via l’ADF – Alfresco Development Framework

Hébergement Administration et Maintenance d’Alfresco

Les outils utilisés par Synapture

Pour répondre aux besoins de ses clients, Synapture développe des modules complémentaires sur Alfresco et les accompagne dans l’intégration des processus métiers

L’interface est basée sur les dernières technologies Web (dont Angular) pour permettre aux clients d’accéder à une version personnalisée de l’outil et de bénéficier de fonctionnalités modernes

Synapture a fait le choix d’utiliser SolR comme moteur d’indexation et outil de recherche, il permet d’indexer des millions de documents à la volée, et d’effectuer des recherches instantanées

Au fur et à mesure que l’utilisateur saisit sa recherche, l’auto complétion affiche des résultats avec des vignettes, basés sur les métadonnées des fichiers ainsi que sur les mots dans le corps des documents, « Full text search » du moteur de recherche Solr

Référence clients

reference client Alfresco

Module Onlyoffice pour Alfresco GED

Outil puissant de coédition en ligne compatible avec MS Office

ONLYOFFICE vous offre la méthode la plus sûre pour créer, modifier et collaborer sur des documents partagés en ligne, tout en étant compatible à 100% avec les formats de MS Office

Exemple d’application :  Un même document a été modifié par plusieurs personnes en même temps au cours d’une réunion, à l’issue de cette réunion il est possible d’ouvrir ce document dans sa dernière version en local sur son ordinateur, à partir de MS Office

Synapture installe OnlyOffice sur son infrastructure et sur un serveur virtuel dédié au client. Les informations sont en sécurité et les droits d’accès, définis au sein de votre entreprise, sont respectés

Qui peut utiliser le logiciel Alfresco GED ?

Services financiers, industries, santé, éditions, ressources humaines, marketing, assurances… Tous les secteurs d’activité et les professions peuvent tirer parti d’Alfresco.
Les analystes commerciaux, par exemple, peuvent réceptionner sur Alfresco GED toutes les données des interactions avec leurs prospects et clients, tout en supprimant les silos de contenu. Résultat ? Une vision client à 360° : tous les documents du client et les échanges sont retrouvés instantanément.
Les assureurs, quant à eux, peuvent faciliter la souscription des contrats d’assurance tout en bénéficiant d’un meilleur contrôle.

Tous les usages d’Alfresco GED open source

L’outil open source GED Alfresco est très facile à installer et à prendre en main. Au quotidien, il apporte aux professionnels de nombreuses fonctionnalités :

Un stockage et une consultation en mode Web

Connectez-vous depuis n’importe quels terminal et navigateur pour gérer vos documents

Un import massif de documents

Vous pouvez ranger vos fichiers par catégories ou sous-catégories, comme sur votre interface d’ordinateur

Intégration des fichiers de métadonnées de types XML, csv ou texte

Enregistrez des informations sur les documents eux-mêmes pour faciliter leur gestion

Une indexation plein texte

Avec le moteur de recherche Solr du logiciel GED, récupérez aussi des fichiers grâce aux mots qu’ils contiennent. L’équipe de Synapture travaille actuellement sur la séparation des résultats par tags et de la recherche plein texte dans la présentation des résultats

Une gestion des droits au niveau des dossiers

Vous pouvez partager des documents, mais aussi en restreindre l’accès

La création de workflows

Mettez en place des processus automatisés selon vos besoins : validation avant publication, distribution automatique de documents glissés dans un dossier

L’import de tout type de formats de fichiers

Tous les fichiers peuvent être uploadés sur le progiciel GED

L’édition simultanée de documents

En temps réel et via divers terminaux, travaillez à plusieurs sur le même document. Le progiciel propose aussi des fonctions collaboratives pour échanger des informations et faciliter le travail en commun

Les notifications de documents

Recevez des alertes pour chaque ajout ou modification de documents. Cette fonctionnalité est très pratique pour les travaux en équipe

La numérisation/OCR

Alfresco peut s’interfacer avec des outils de numérisation et de reconnaissance des caractères sur des supports papier. Idéal pour la centralisation numérique de tous vos contenus

Une organisation par arborescence.

Vous pouvez ranger vos fichiers par catégories ou sous-catégories, comme sur votre interface d’ordinateur

La migration vers un autre système

Vous pouvez extraire aisément les documents présents sur le GED open source sans aucun risque de perte de données

Un accès par plan de classement

Attribuez des tags à chaque document pour les retrouver à l’aide de simples mots-clés

Un langage de recherche évolué

Le moteur de recherche d’Alfresco, Solr, utilise la syntaxe Lucene, une bibliothèque open source qui permet d’indexer et de chercher du texte. Le logiciel GED emploie également le standard CMIS, qui augmente l’interopérabilité entre divers systèmes de gestion.

Une gestion de l’obsolescence des documents

Programmez une action pour tous les contenus arrivés à maturité. Ils peuvent par exemple être supprimés au bout de X jours pour libérer de la place.

Une visionneuse des documents bureautiques

Aucun autre logiciel que le navigateur Web n’est nécessaire pour visualiser un document enregistré.

La gestion des versions des documents

Le partage avec des personnes externes

Envoyez un lien hypertexte à un interlocuteur. Il pourra accéder aux documents contenus sur la page de ce lien sans avoir à télécharger le logiciel Alfresco, ni même à se créer un compte.

La synchronisation offline

Dès que vous vous connectez à internet, Alfresco s’occupe de synchroniser tous les changements que vous avez effectués préalablement, lorsque votre terminal n’était pas connecté à un serveur

Une gestion des e-mails

Les documents échangés par courriel peuvent être également gérés.
Vous souhaitez en savoir plus sur notre version Alfresco GED ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous pourrons par ailleurs vous indiquer toutes les applications possibles selon votre secteur d’activité ou votre profession.

Synapture intègre aussi Alfresco à votre plateforme Salesforce pour un gain de temps et une optimisation de l’organisation.

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