Faut-il vraiment en finir avec les dossiers dans la gestion documentaire ?

Faut-il en finir avec les dossiers ? Un faux débat à l’ère de l’IA

Par l’équipe Conseil et Innovation de Synapture
Juin 2025

Un article récent remettait en question l’usage des dossiers dans les systèmes de gestion documentaire. Chez Synapture, nous pensons que ce débat mérite d’être dépassionné et replacé dans le contexte actuel : celui d’une transformation profonde de l’accès à l’information, impulsée notamment par l’Intelligence Artificielle, mais aussi par les enjeux de conformité et de gouvernance des données.

📚 Un peu d’histoire

Le débat entre folders et métadonnées + recherche est ancien. Les utilisateurs ont toujours structuré leurs documents selon des logiques hiérarchiques, car c’est une approche intuitive. De "Mes Documents" à Outlook, le dossier rassure, structure, ordonne.

Aujourd’hui encore, dans beaucoup d’environnements, cette logique reste la plus efficace pour nombre de collaborateurs.

🧠 Les limites des alternatives

L’indexation systématique et la recherche plein texte offrent des perspectives prometteuses, mais elles nécessitent :

• une rigueur de métadonnées rarement atteinte à grande échelle ;

• des outils puissants, bien configurés, souvent coûteux ;

• une acculturation des utilisateurs aux nouvelles pratiques de recherche.

Et il ne faut pas oublier les limites techniques : les interfaces de navigation, la montée en charge, les impacts sur la performance.

✅ Les atouts toujours actuels des dossiers

Les dossiers restent pertinents pour :

• donner une vision contextuelle des documents (par processus, par projet, par direction) ;

• structurer les référentiels métiers de manière intelligible ;

• préserver les performances des systèmes de GED ;

• cohabiter avec les usages traditionnels des utilisateurs ;

• offrir un socle simple et adaptable à la plupart des outils du marché (dont Pulse).

🤖 IA : vers une nouvelle génération de structuration

L’Intelligence Artificielle bouscule naturellement la logique de classement. Grâce au traitement du langage naturel, au machine learning et à la reconnaissance de modèles, il est désormais possible de :

• classer automatiquement des documents selon leur contenu, sans structure imposée ;

• proposer dynamiquement des regroupements pertinents (thématiques, métier, projet, client…) ;

• reconnaître des patterns métier ou des anomalies ;

• extraire des données pour enrichir automatiquement les métadonnées.
  

Mais l’IA ne rend pas les dossiers obsolètes : elle les réinvente. Chez Synapture, nous croyons en une approche hybride où l’IA devient un assistant intelligent à la structuration documentaire. Elle suggère, automatise, optimise… mais elle ne remplace pas toujours la nécessité d’un cadre organisationnel pensé et gouverné.

🎯 Vers le dossier virtuel et dynamique

Grâce aux technologies modernes – métadonnées intelligentes, IA, vues contextuelles – le dossier devient virtuel, dynamique et multidimensionnel. Il ne se contente plus de ranger : il s’adapte au contexte, à l’utilisateur et à l’usage métier, en reconstituant des regroupements logiques d’information quel que soit l’emplacement initial des documents. Loin d’être un simple conteneur, il devient un outil de pilotage stratégique de l’information, au service de la performance, de la conformité et de la compétitivité de l’entreprise.
👉 Ce sujet est au cœur de notre prochain article : « Du dossier physique au dossier virtuel : l'information devient un levier de performance ».

🧭 Le rôle de Synapture : structurer dans la complexité

Ce qui est en jeu, ce n’est pas de choisir entre folders ou recherche ou IA. Ce qui est en jeu, c’est de concevoir une stratégie de gestion documentaire adaptée aux réalités de chaque entreprise.

C’est pourquoi Synapture accompagne ses clients sur trois dimensions majeures :

1. Structure et usage
   Concevoir une arborescence, une taxonomie ou une architecture documentaire cohérente, adaptée aux cas d’usage, aux typologies de documents et aux pratiques internes.

2. Technologie et automatisation
   Déployer des outils GED, IA ou P2P qui permettent d’automatiser le traitement de l’information tout en restant interopérables, évolutifs et maintenables.

3. Conformité et gouvernance
   Respecter les exigences de conformité :

   • RGPD : traçabilité, durée de conservation, droit à l’oubli, protection des données personnelles ;

   • Fiscalité : archivage à valeur probante, normes PDP ;

   • ISO 27001 / DORA : sécurité, résilience, audits, supervision ;

   • Secteur public ou finance : contraintes accrues, exigences de réversibilité, souveraineté.
     

En conclusion : penser l’information comme un écosystème

L’information d’entreprise n’est pas un flux désorganisé, ni une arborescence figée. C’est un écosystème vivant, soumis à des contraintes réglementaires, techniques et humaines. Notre rôle chez Synapture est de faire émerger des solutions équilibrées, performantes et durables. Et dans cet équilibre, les dossiers ont encore toute leur place — repensés, enrichis, augmentés par l’intelligence humaine et artificielle.