Ne pas se contenter de dématérialiser : transformer

💡 Ne pas se contenter de dématérialiser : transformer

Lors d’une mission récente chez un client, j’étais invité à auditer leur déploiement GED et à les accompagner sur l’architecture d’un nouveau processus métier à optimiser. Sur le papier, tout allait bien : l’IT était solide, le socle technique maîtrisé, les documents bien indexés. Bref, tous les voyants étaient au vert.

Et pourtant… quelque chose clochait. Ce n’est pas la technologie qui posait problème, mais la façon dont les équipes avaient reproduit leurs anciens processus dans leur nouvel environnement numérique. Une erreur malheureusement trop fréquente.

Chez Synapture, nous accompagnons les entreprises dans leurs projets de gestion documentaire, mais surtout dans la transformation de leurs processus. Car remplacer le papier par du numérique n’est qu’un point de départ. Le vrai levier de performance réside dans une refonte intelligente et optimisée des circuits de traitement. C’est là que le ROI devient significatif.

🔍 Reproduire le passé, ou concevoir l’avenir ?

Le client en question avait migré un volumineux processus de facturation papier vers une GED. Leur objectif ? Réduire les délais de traitement, avec un impact direct sur le cash-flow.

Mais au lieu de repenser le circuit, ils avaient simplement numérisé les « pochettes » papier : un lot de documents affecté à un collaborateur, transmis ensuite à l’étape suivante. Résultat : les mêmes contraintes d’antan, mais digitalisées. Et les mêmes effets de bord, comme ces fameuses « traînardes » – quelques documents problématiques qui bloquent l’ensemble d’un lot.

➡️ Problème clé : le système reproduit les anciens silos de traitement.
➡️ Manque d’agilité : le travail reste séquentiel, alors qu’un traitement simultané est aujourd’hui possible.

⚠️ La tentation de l’immobilisme

Ce réflexe de « reproduire à l’identique » est humain. On préfère sécuriser un premier palier d’amélioration avant de viser plus haut. Mais c’est un risque. Car une fois l’amélioration perçue – souvent grâce à la simple disparition du papier – il devient plus difficile de convaincre les équipes de redépenser de l’énergie sur une nouvelle refonte.

Et pourtant, les opportunités perdues sont nombreuses :

• Automatisation partielle,

• Circuits redondants,

• Absence de pilotage temps réel,

• Reporting insuffisant.

🚀 Oser repenser les processus

En tant que dirigeant de Synapture, mon rôle n’est pas uniquement de mettre en œuvre des solutions techniques. Il est d’accompagner les entreprises dans leur capacité à se remettre en question, à sortir des sentiers battus, à ne pas se contenter de peindre les murs sans refaire les fondations.

Chaque projet de GED ou de transformation numérique est une opportunité de modernisation profonde :

• Repenser les flux d’information,

• Réévaluer les rôles métiers,

• Exploiter les données différemment,

• Intégrer l’IA de manière utile,

• Fluidifier la collaboration interne.

📌 Conclusion : le changement ne s’arrête pas à la dématérialisation

Dans un contexte économique mouvant, où les modèles d’affaires évoluent sans cesse, se contenter de répliquer l’existant avec des outils ne suffit plus. Vos concurrents ne vous attendront pas.

Ce que nous prônons chez Synapture, c’est une approche pragmatique, itérative et résolument tournée vers la performance et l'agilité. La technologie n’est qu’un levier. Ce qui compte, c’est ce que vous en faites.

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