“Pas besoin de GED, notre solution gère déjà les documents…” Vraiment ?

“Pas besoin de GED, notre solution gère déjà les documents…” Vraiment ?

Combien d’entre vous ont déjà entendu cette phrase lors de l’achat d’un nouveau système de gestion des contrats d’assurance ou de gestion des sinistres :
“Vous n’avez pas besoin de système de gestion électronique de documents (GED), notre solution intègre déjà une gestion documentaire” ?

Alors non, je ne vais pas dire que ces éditeurs vous mentent… mais soyons clairs : il y a une différence majeure entre attacher une image à une fiche client et gérer l’ensemble du cycle de vie documentaire à l’échelle de l’entreprise.

Pour vous aider à faire le tri entre vraie gestion documentaire et simple gestion de pièces jointes, voici 10 questions à poser à votre éditeur lorsqu’il prétend que vous n’avez pas besoin d’un système GED dédié :

1. Puis-je numériser mon courrier entrant directement dans votre solution ?

2. Est-il possible de relier automatiquement un document à un contrat ou un sinistre ?

3. Comment puis-je savoir s’il manque des pièces à un dossier ?

4. Puis-je intégrer ma stratégie d’archivage et de gestion des durées de conservation ?

5. Où stocker les documents RH ou de comptabilité fournisseurs ?

6. Pour consulter des documents sinistres depuis l’écran contrat, dois-je faire des copies ?

7. Comment sont gérées les exceptions ? Revient-on à un traitement manuel ?

8. Comment donner accès à la documentation à des services qui n’ont pas accès au SI métiers ?

9. Puis-je rechercher des documents sans être sur une fiche ou un dossier précis ?

10. Est-ce que le système peut automatiquement notifier un agent quand un document manque ?

Faites le test. La plupart du temps, les réponses ne seront pas convaincantes. Et pour cause : ces systèmes n’ont tout simplement pas été conçus pour ça.

Une prise de conscience chez certains éditeurs

Ce week-end, j’échangeais avec un ami, Product Marketing Manager chez un éditeur SaaS en hypercroissance, spécialisée dans la facturation et la gestion d’entreprise (incroyable produit soit-dit en passant).
En discutant de la gestion documentaire, il a été très clair : leur application n’est tout simplement pas pensée pour ça à l’origine. Ils gèrent des flux de factures, des relances, du paiement, mais pas les exigences complexes d’une vraie GED : cycle de vie, indexation, archivage, gestion des droits, conformité, etc. Ils n’ont pas exemple pas pensé à intégrer la signature électronique des contrats, ou ne serait-ce que des devis. Alors que la création des devis est un module extrêmement bien fait de leur côté.

Il reconnaît humblement que ce n’est ni leur expertise, ni leur priorité, et que vouloir bricoler des fonctions documentaires dans une application qui n’a pas été conçue pour en revient à poser un pansement sur une fracture ouverte.

(ndlr nous devons nous revoir pour parler partenariat stratégique 😊)

Et c’est précisément là que réside le problème : confondre fonctionnalité documentaire et gestion documentaire, c’est exposer son organisation à des trous dans la raquette.

En conclusion : ne confondez pas GED et attachement de fichiers

On l’oublie trop souvent : la gestion documentaire est une discipline métier à part entière. Elle ne se résume pas à “joindre un PDF” ou “stocker un fichier dans le cloud”.
Elle implique des règles de nommage, de validation, d’accessibilité, de conservation, de traçabilité et de sécurité, au service d’enjeux juridiques, financiers et opérationnels majeurs.

Vouloir faire de la GED avec un outil qui n’est pas conçu pour ça, c’est comme vouloir piloter une supply chain avec Excel : ça peut marcher au début… jusqu’au jour où ça casse.

Alors la prochaine fois qu’un éditeur vous dira que sa solution fait aussi de la gestion documentaire, posez les bonnes questions. Et assurez-vous que vous choisissez des outils adaptés à vos vrais besoins.

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