SharePoint : comment en faire un vrai outil métier (et pas seulement un drive amélioré)

SharePoint est partout. Présent dans la majorité des entreprises équipées de Microsoft 365, il est souvent perçu comme un simple “drive amélioré” : un espace de stockage partagé où l’on classe des dossiers et des fichiers. Pourtant, utilisé intelligemment, SharePoint peut devenir un véritable outil métier.

La clé réside dans deux dimensions souvent négligées : l’ergonomie pour les utilisateurs et l’intégration avec les processus métiers. C’est exactement là que Synapture, avec sa solution Pulse, fait la différence.

Les limites d’un SharePoint “par défaut”

Beaucoup d’organisations déploient SharePoint en mode standard :

• Arborescences lourdes qui reproduisent les anciens serveurs de fichiers,

• Interfaces peu adaptées aux usages quotidiens,

• Difficulté d’accès à l’information pertinente,

• Adoption faible côté utilisateurs.
  

Résultat : frustration, contournement de l’outil (fichiers dupliqués dans Teams, mails, ou même sur des clés USB 😱), et une GED qui n’apporte pas la valeur attendue.

Transformer SharePoint en outil métier : 3 leviers clés

1. Simplifier l’expérience utilisateur

L’utilisateur ne veut pas naviguer dans une jungle de dossiers. Il veut accéder rapidement à son document, sa tâche, son process.
👉 Avec Pulse, l’ergonomie est repensée : portails clairs, filtres intelligents, vues adaptées par rôle (comptable, commercial, administratif, etc.).

2. Relier SharePoint aux processus métiers

Un document n’a de valeur que s’il est relié à une action : valider une facture, approuver un contrat, compléter un dossier client.
👉 Pulse permet de connecter SharePoint aux workflows métiers : demandes de validation, circuits d’approbation, suivi des statuts, etc.

3. Apporter de la traçabilité et de la gouvernance

Les directions métiers comme la DSI ont besoin de savoir qui fait quoi, quand, et pourquoi.
👉 Pulse intègre des fonctions de traçabilité, de conformité (facture électronique, PDP, ISO 27001, DORA…) et un pilotage global, même en environnement multi-GED.

Focus : Pulse + SharePoint = valeur métier immédiate

Concrètement, Pulse agit comme une couche intelligente au-dessus de SharePoint :

• Des portails métiers prêts à l’emploi (fournisseurs, contrats, RH, ventes automobiles…),

• Une navigation fluide et personnalisée,

• Une intégration native avec SharePoint et les autres GED du marché,

• Une licence illimitée utilisateurs qui casse le frein du coût par siège.

Avec Pulse, SharePoint n’est plus un simple drive, mais devient le cœur opérationnel de vos processus documentaires.

Exemple concret : un dossier de vente automobile

Sans Pulse :

Chaque vendeur collecte des documents (pièce d’identité, justificatif de domicile, certificat d’immatriculation, attestation d’assurance, etc.) qu’il dépose dans SharePoint ou envoie par mail. Les pièces manquantes sont relancées manuellement, et la conformité du dossier est vérifiée au cas par cas.
👉 Résultat : délais, erreurs et pertes de temps.

Avec Pulse :

• Le dossier est créé automatiquement dans SharePoint,

• L’IA vérifie en temps réel la complétude et la conformité des documents (validité d’une pièce d’identité, cohérence des justificatifs…),

• Les relances clients sont générées automatiquement en cas de document manquant,

• Le responsable commercial valide le dossier via un workflow clair et tracé,

• L’ensemble du cycle est piloté depuis un tableau de bord centralisé.

Résultat : des ventes accélérées, des clients mieux accompagnés et une conformité garantie.

Conclusion

SharePoint peut être beaucoup plus qu’une armoire numérique. Avec Pulse, il devient un outil métier puissant, ergonomique et adoptable par tous les utilisateurs.

👉 Résultat : des processus fluidifiés, des utilisateurs satisfaits, et une gouvernance documentaire renforcée.

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