Formations

Formation GED

Objectifs pédagogiques :

• Comprendre les principes de la GED, ses bénéfices et ses limites

• Savoir configurer un espace documentaire efficace

• Intégrer la notion de cycle de vie documentaire et de gouvernance

• Maîtriser la recherche plein texte, les tags et les filtres dynamiques

Exemples de modules :

• Introduction à la GED et cartographie des besoins de l’entreprise

• Configuration d’un espace documentaire : droits, rôles, arborescence

• Classification automatique : métadonnées, règles, automatisations

• Collaboration : partage, versioning, coédition, commentaires

• Sécurité et confidentialité des documents sensibles

Maîtrisez les fondamentaux de la gestion électronique de documents (GED) pour structurer l’information, fluidifier les échanges et améliorer la traçabilité documentaire.

La formation GED s’adresse à tous les collaborateurs amenés à créer, manipuler, classer ou rechercher des documents dans un environnement numérique. Elle permet d’acquérir une vision claire des enjeux liés à l’information, de comprendre comment structurer la donnée documentaire, et d’en exploiter tout le potentiel pour optimiser le quotidien opérationnel.

Une large part de la formation repose sur la pratique : les stagiaires réalisent des cas concrets et repartent avec un plan d’action clair à appliquer dans leur contexte professionnel.

Formation DocuWare

Objectifs pédagogiques :

• Comprendre l’architecture fonctionnelle de DocuWare

• Configurer un système documentaire sécurisé et évolutif

• Automatiser les tâches de validation, d’archivage et de distribution

• Savoir exploiter les fonctions avancées de recherche, tri et annotation

Exemples de modules :

• Vue d’ensemble de DocuWare : composants, architecture, interfaces

• Configuration des structures de classement et droits d’accès

• Création de workflows de validation de factures ou dossiers RH

• Connexion avec Outlook, ERP ou CRM via connecteurs natifs

• Utilisation mobile et en mode SaaS, bonnes pratiques collaboratives

Apprenez à tirer parti de DocuWare pour optimiser vos flux de documents, automatiser vos processus métiers et renforcer la traçabilité de vos échanges internes et externes.

DocuWare est une solution de GED puissante et intuitive, particulièrement adaptée aux services administratifs, RH et comptables. Notre formation vous guide pas à pas dans la maîtrise de la plateforme, depuis l’installation jusqu’à l’automatisation complète des processus.

La formation se déroule sur votre propre environnement ou sur un bac à sable, avec des exercices réalistes directement inspirés de vos cas d’usage métier.

Formation Alfresco

Objectifs pédagogiques :

• Comprendre l’architecture Alfresco et ses cas d’usage typiques

• Gérer les droits, les rôles, les espaces collaboratifs et les métadonnées

• Créer et administrer des workflows simples ou avancés

• Appliquer les bonnes pratiques de gouvernance documentaire

Exemples de modules :

• Introduction Alfresco : Community vs Enterprise, composants, interfaces

• Création et configuration de sites, groupes, utilisateurs, permissions

• Gestion des métadonnées, règles de contenu, publication automatisée

• Implémentation de workflows (validation, archivage, délégation…)

• Intégration d’OnlyOffice, SolR, SSO, LDAP ou outils tiers

De l’utilisateur fonctionnel à l’administrateur GED, découvrez toute la puissance d’Alfresco pour structurer l’information, automatiser les flux et piloter la gouvernance documentaire.

Alfresco est une solution ECM robuste et modulaire. Elle s’adresse à des environnements métiers complexes ou hautement réglementés. Cette formation vous permet de configurer, administrer et faire évoluer votre environnement GED tout en assurant sécurité, conformité et performance.

Chaque session comprend des ateliers pratiques, des exercices guidés sur environnement réel, et un support de formation adapté au niveau du groupe.

Formation RGPD

Objectifs pédagogiques :

• Maîtriser les fondements et la portée du RGPD dans l’entreprise

• Identifier les données personnelles et les risques associés

• Intégrer le RGPD dans vos outils documentaires (GED, Pulse…)

• Piloter la conformité documentaire avec des indicateurs clairs

Exemples de modules :

• Introduction au RGPD : principes, rôles (DPO, Responsable traitement…)

• Cartographie des traitements et cycles de vie des données documentaires

• Application du RGPD dans Pulse : alertes de rétention, cloisonnement, audit

• Mise en place de registres de traitement et documentation de la conformité

• Gestion des droits d’accès et de la traçabilité documentaire

Comprenez les obligations réglementaires du RGPD et mettez en œuvre une gestion documentaire conforme, sécurisée et efficace avec vos outils GED.

Le Règlement Général sur la Protection des Données impose des pratiques strictes pour le traitement, la conservation et la sécurisation des données personnelles. Cette formation est conçue pour outiller vos équipes afin de gérer ces obligations de façon opérationnelle, notamment à travers les outils GED utilisés au quotidien.

À l’issue de la formation, chaque participant repart avec une check‑list opérationnelle et un plan d’action RGPD appliqué à son contexte documentaire.

Formation Pilotage

Objectifs pédagogiques :

• Formaliser les objectifs, enjeux et périmètres d’un projet GED

• Définir une roadmap réaliste et engageante pour les équipes

• Mettre en place des indicateurs de pilotage simples et pertinents

• Identifier les facteurs clés de succès et les risques documentaires

Exemples de modules :

• Cadrage d’un projet GED : expression de besoin, choix d’outils, planning

• Gouvernance documentaire : rôles, responsabilités, processus

• Suivi de la performance : tableaux de bord, indicateurs, bilan de flux

• Communication projet et conduite du changement

• Retours d’expérience : succès et pièges à éviter dans un projet ECM

Prenez le contrôle de vos projets GED ou ECM en maîtrisant les leviers de pilotage, les indicateurs clés et les bonnes pratiques de gouvernance documentaire.

Cette formation s’adresse aux chefs de projet, responsables MOA/MOE, directions métiers et DSI qui portent ou supervisent des projets de dématérialisation et de digitalisation documentaire. Elle permet d’acquérir les outils pour cadrer, suivre et ajuster une trajectoire GED efficace.

Un livret « Piloter son projet GED pas à pas » est remis à chaque participant, avec un canevas personnalisable de feuille de route.

Accompagnement à la transformation

Objectifs pédagogiques :

• Diagnostiquer l’existant et les leviers d’optimisation

• Définir une trajectoire de transformation claire et priorisée

• Faciliter l’adhésion des équipes au changement

• Structurer un plan de déploiement progressif et mesurable

Exemples de modules :

• Cartographie des flux actuels et identification des irritants

• Animation d’ateliers métiers pour formaliser les besoins

• Construction d’un plan de migration ou de refonte GED

• Formation des relais internes et accompagnement post‑lancement

• Mise en place d’indicateurs de suivi et de comités projet

Réussissez votre mutation digitale avec un accompagnement sur mesure, centré sur vos usages, vos équipes et vos contraintes réelles.

Changer d’outil, de méthode ou de processus n’est jamais neutre. Nos experts vous aident à préparer, cadrer et déployer une transformation documentaire cohérente et pérenne, en embarquant toutes les parties prenantes dans une dynamique collective.

Chaque intervention peut être couplée à des actions de formation, de coaching ou de conduite du changement pour maximiser l’impact à long terme.

Pour qui, et pour quoi ?

Nos formations s’adressent aux équipes opérationnelles, métiers et IT. Elles visent à développer l’autonomie, accélérer les projets de transformation, et fiabiliser les processus documentaires.

• Chefs de projet GED, DSI, RSI

• Administrateurs systèmes et référents métier

• Utilisateurs clés impliqués dans la gestion documentaire

Objectifs :

• Comprendre les solutions utilisées ou à venir

• Optimiser les usages existants et les aligner avec les objectifs métier

• Réduire les erreurs, gagner en efficacité, renforcer la sécurité

Méthode Synapture ?

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Une approche ancrée dans le concret

Nos formations sont construites par des praticiens, animées par des consultants-formateurs expérimentés et structurées autour de cas d’usage concrets. Chaque session est pensée pour alterner apports théoriques courts, démonstrations commentées et exercices guidés.

Une structure rigoureuse et sur-mesure

Avant chaque formation, nous analysons votre environnement, vos outils et vos enjeux. Nous adaptons ensuite le contenu, les supports et les ateliers. Pendant la session, nous accompagnons individuellement les stagiaires. Après la session, nous restons disponibles pour assurer un suivi personnalisé.

Chez Synapture, nous croyons que l’apprentissage passe par l’action, la clarté et l’adaptation aux contextes réels de chaque organisation.