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Data room électronique

Data room définition

Une data room est un « Espace virtuel » permettant de suivre et faire appliquer un processus de fusion-acquisition ou toute autre transaction. Elle permet de mettre en concurrence les offres de différentes entités anonymes.

La Data Room Synapture est facile d’utilisation, sécurisée, et personnalisée.

 

  • Un service personnalisé de partage de documents avec ses collaborateurs, ses clients et ses prestataires
  • Un suivi en temps réel des actions des utilisateurs
  • Un outil qui améliore l’efficacité des équipes tout en gardant la confidentialité des données
data room

La data room Synapture est idéale pour tous types d’opérations :

  • Appels d’offres
  • Transactions Immobilières
  • Levées de fonds et opérations de fusions et acquisitions

C’est un outil efficace de gestion collaborative grâce auquel un manager peut communiquer en privé avec chacun de ses interlocuteurs, partager des documents, classifier des données.

L’importance de la data room en entreprise

Tous les secteurs d’activité et types d’entreprises sont concernés, à partir du moment où il existe un besoin de stocker, classer, partager, valider (Workflow) et archiver de nombreux documents digitaux ou numérisés.

La data room sert ainsi aux PME dans les échanges avec leurs clients, leurs fournisseurs, leurs partenaires et entre leurs employés… L’outil de GED va structurer les informations mises à disposition des différentes équipes, des collaborateurs et des prestataires comme l’expert-comptable, l’avocat, le notaire, et les banques.

Les PME peuvent alors :

• Réunir tous leurs documents en un même lieu.

• Distribuer des accès spécifiques à certains répertoires : les accès sont personnalisés pour chaque partie prenante : le comptable, le juriste, le chargé de projet marketing, etc.

•  Fluidifier la communication entre les intervenants et éviter les oublis.

•  Permettre à plusieurs collaborateurs de remplir ensemble progressivement la data room au fur et à mesure des besoins.

Référence client

référence client data room

Avantages généraux de la data room électronique Synapture

La data room virtuelle réunit des documents électroniques – digitaux, scannés, ou encore même numérisés par reconnaissance optique de caractères… Pour faciliter leur consultation, les fichiers sont classés, le plus souvent en arborescence, par répertoires et sous-répertoires. Mais l’environnement de stockage propose bien d’autres outils et processus !

Des workflows pour faciliter la gestion des documents

Dans un processus de cession d’entreprise ou de vente d’un bien, l’espace digital offre une grande transparence qui accélère le processus et fait gagner du temps grâce à l’intégration de workflows de gestion électronique des documents (GED). Un autre bon point pour la prise de décision des acheteurs.

En outre, la mise à jour est fiable et l’information délivrée est identique pour tous les acquéreurs potentiels.

Un respect de la confidentialité

Pour maintenir la confidentialité, une data room virtuelle empêche quiconque de faire des sauvegardes ou des copies de documents. L’accès à ce serveur informatique peut également être réglementé et limité selon le caractère secret de certains contenus.

Un échange à distance

Pour y accéder (24h/24), les acquéreurs peuvent passer par un intranet ou un extranet. Là encore, un mot de passe vient sécuriser l’accès au portail Web.
L’espace numérique leur permet de poser des questions, et permet au vendeur d’y répondre : la communication est fluidifiée. L’échange peut donc être entièrement dématérialisé entre le vendeur et l’investisseur, et ce sans avoir à quitter l’environnement de la data room pour se rendre sur un service de messagerie en ligne par exemple. Par ailleurs la dématérialisation permet de réaliser des économies significatives sur des déplacements et divers coûts logistiques.
Enfin, la taille des fichiers ne présente pas de problème sur la data room

D’autres fonctionnalités de la Data room Synapture

Téléchargement des documents associés à la Data Room en format PDF

Notifications par email pour signaler des activités

Modification des documents grâce à la « co-édition en ligne » pour le travail en équipe

Contenus et accès personnalisables pour chaque profil utilisateur

 Data room Notaires

Les études bénéficiant d’une data room personnalisée se distingue et marquent fortement les esprits de leurs clients.

Les notaires améliorent ainsi leur image de marque en terme d’organisation et de modernité. Le digital est un avantage concurrentiel important.

La data room notariale permet aussi bien d’ouvrir des dossiers d’appels d’offres immobiliers que des dossiers collaboratifs pour les services patrimoine, famille. Les notaires conseils d’entrepreneurs ouvrent également des dossiers collaboratifs de suivi des entreprises pour des sociétés de toutes tailles. Dans le cadre du service aux société, la data room permet également aux notaires de gérer des transactions de Fusion acquisition appelées « FUSAC ».

Prix de La Data room Synapture

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