Formation Alfresco : un logiciel GED d’exception
Que vous soyez débutant ou confirmé, Synapture vous propose des formations pour apprendre à utiliser Alfresco. Ce logiciel est une référence dans la gestion de contenus d’entreprises.
Le principe du logiciel Alfresco
Créé en 2005, Alfresco se targue aujourd’hui de « faciliter le travail quotidien de plus de 11 millions d’employés de grandes sociétés leaders, dans plus de 190 pays ».
Alfresco existe sous deux variantes principales :
- Community, une version logicielle open source. L’outil GED est téléchargeable, modifiable et utilisable suivant les conditions de sa licence LGPL. Cependant, son apprentissage nécessite quelques bases informatiques. Une initiation est fortement recommandée.
- Entreprise, qui propose un cycle de développement plus suivi. Des bugs pouvant exister sur la version libre disparaissent alors, tandis que des nouveautés font leur apparition. Nous vous proposons généralement des formations sur cette version, plus aboutie.
Zoom sur Alfresco Digital Business Plateforme
La version Entreprise d’Alfresco est une plateforme cloud native moderne. Elle apporte une multitude de fonctionnalités. En voici une liste non exhaustive (nous explorerons les autres atouts de cet univers digital pendant la formation) :
Stockage massif de documents en mode web
Visionneuse de fichiers bureautiques
Attribution de métadonnées aux fichiers
Maîtrise de l’obsolescence des fichiers désuets
Intégration de plug-ins pour optimiser vos processus
Coédition de contenus en même temps
Système de synchronisation hors ligne
Import de tous les types de formats
Organisation par système de répertoires
Gestions des droits des utilisateurs en mode administrateur
Installation de workflows – système de validations, de rangement des dossiers, etc.
Partage avec des utilisateurs internes ou externes
Création d’alertes pour être prévenu de chaque modification de documents
Quel type d’entreprise a besoin d’Alfresco ?
Dans sa version premium, Alfresco s’adapte aux besoins de toutes les sociétés, du grand compte à la start-up en passant par la scale-up et la PME. Elle leur permet notamment de suivre leur transformation digitale avec efficience et de modifier durablement les processus énergivores de gestion documentaire.
Alfresco se prête particulièrement bien aux entreprises disposant de collaborateurs complémentaires dans leurs actions. Synchronisation des modifications et apports, bibliothèques de fichiers, flux d’activité, wikis projet, suivi de versions, fils de discussion ou encore séries de tâches font partie de la galaxie de services collaboratifs du logiciel GED.
Des formations complètes au logiciel Alfresco
La formation suivra un programme évolutif, selon le niveau du groupe : découverte d’Alfresco, création d’un compte, exploration des fonctionnalités principales, gestion avancée des documents, administration du logiciel, configurations techniques, et ajouts d’extensions.
- À titre d’exemples, voici quelques objectifs que vous remplirez durant la formation Alfresco de Synapture :
- Découvrir et comprendre l’architecture du logiciel de GED
- Créer des comptes et des groupes de travail sur la plateforme collaborative
- Apprendre à trier efficacement les fichiers à l’aide des métadonnées, des dossiers, de l’automatisation du classement…
- Partager des documents nominativement ou bien à des groupes internes ou externes
- Créer des règles de contenu
- Ajouter des canaux de publication
Chaque module de la formation GED proposée par Synapture s’achèvera par des exercices concrets pour mettre en application ce que l’expert vous a appris.
Des exercices pratiques encadrés par un formateur Alfresco
Parce que l’on retient mieux l’information lorsqu’on s’y implique concrètement, nous vous proposons des exercices pratiques tout au long de la formation.
Un expert sera à vos côtés pour délivrer des conseils en direct et vous expliquer les meilleures méthodologies.
Sur la toute dernière version d’Alfresco, vous apprendrez par exemple à attribuer des « tags » à chaque document, pour ensuite les retrouver via un moteur de recherche. Les tags sont des métadonnées, c’est-à-dire des étiquettes qui permettent numériquement de regrouper des familles de documents. Résultat ? Une organisation optimale pour travailler sereinement !
Vous apprendrez aussi à créer des workflows afin de mettre en place des processus automatisés pour chaque opération régulière. Un court apprentissage qui vous fera gagner beaucoup de temps au quotidien !
Autre exemple d’exercice concret : vous apprendrez à déléguer des tâches de workflow depuis un profil utilisateur. Configuration de la délégation, recherche d’utilisateur, renseignement des dates de début et de fin, démarrage du workflow… vous saurez comment désigner une personne qui prendra le relai pendant vos congés.
Vous pouvez bien sûr nous contacter pour nous poser des questions sur la formation Alfresco.