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Logiciel GED

Pour vous accompagner dans toutes vos actions professionnelles, Synapture vous propose plusieurs solutions de GED performantes. Découvrez dès à présent tout le potentiel de la Gestion Electronique de Documents.

Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?

La Gestion Electronique des Documents (GED) est un système collaboratif d’acquisition, de stockage, de partage et de tri de documents. L’information contenue dans les fichiers numérisés est sécurisée pour servir par la suite de source de renseignement, de témoignage ou de preuve juridique. Les utilisateurs d’un bon logiciel GED l’assurent : aucun oubli ou erreur n’est à compter dans le traitement des documents.

La collaboration autour du document est essentielle et nos outils intègrent la co-édition, le suivi des versions et les cycles de validation – Workflow.

Les discussions directement autour des documents permettent de réduire les mails. Celles-ci sont remplacées par un système questions / Réponse pour les dataroom.

Les multiples atouts d’une solution de rangement de fichier

Le champ des possibles s’ouvre avec la GED. Tout professionnel peut par exemple :

S’ouvrir aux clients et partenaires en réduisant les mails
Éditer à distance en se connectant sur internet – Co-édition
Partager des contenus avec des collaborateurs sur le logiciel de gestion des documents ou en dehors
Intégrer des fonctions sociales pour valoriser l’information
Rechercher des fichiers rapidement
Garder en réserve des historiques de chaque version
Gestion de fichiers
Protection des données

Créer ou éditer différents types de documents depuis n’importe quel terminal

Importer de grandes quantités de documents sous tout type de formats
Faciliter le travail collaboratif, en simultané et depuis divers terminaux
Organiser la documentation
Supprimer et restaurer des données manuellement ou grâce à la fonctionnalité de gestion d’obsolescence

Cycles de relectures et validations des documents – Workflows

Gestion de contenu
Archivage numérique

La gestion électronique de documents fait également appel à des fonctionnalités d’automatisation des tâches. Le système de gestion est donc idéal pour les entreprises et les professionnels qui s’occupent quotidiennement de grandes quantités de dossiers. Un gestionnaire GED vous fait disposer de beaucoup d’avantages quelque soit votre coeur de métier.

Les solutions de gestion documentaire proposées par Synapture

Pulse

Construite en Angular, Pulse réunit les fonctionnalités collaboratives dont vous avez besoin. Pulse s’interface avec la GED de votre choix et vous permet de stocker, gérer, organiser de grands volumes de documents pouvant aller jusqu’à plusieurs millions de fichiers. L’indexation et la recherche de façon intelligente et rapide de vos documents est essentiel, c’est ce qui définit une bonne GED. Le full-text search, recherche text plein et les filtres par facette sont des fonctionnalités modernes facilitant la consultation.

Alfresco

Grâce à Alfresco, vous avez la possibilité d’archiver vos documents, de les classer, les consulter et les partager avec vos collaborateurs en toute sécurité.

La collaboration sur la plateforme réduit les mails et offre un gain de temps considérable à chacun. La gestion des cycles de validation et relecture permet d’avoir une maitrise des processus et une amélioration certaine de la qualité.

Nexcloud

Que vous soyez en local, en ligne ou à distance, vous pouvez travailler sur vos fichiers en même temps que vos collaborateurs grâce à la synchronisation automatique.

Data Room

Personnalisable, intuitive et sécurisée, partagez vos documents avec vos collaborateurs, prestataires et fournisseurs et suivez en temps réel les modifications apportées à vos différents types de fichiers.

La dataroom est une véritable plateforme de suivi du processus de fusion – acquisition ou de toute autre transaction nécessitant un processus rigoureux.

  • Zoom sur les besoins du juridique :
    1. Une solution pour piloter son activité (gestion des demandes),
    2. Un outil collaboratif de gestion documentaire
    3. Une GED dans laquelle tous les documents existants soient repris
  • Nous pouvons gérons des processus juridiques dans la solution :
    1. Les documents déjà existants peuvent être injectés,
    2. Tableau de bord de pilotage de l’activité, statistiques sur les dossiers.
    3. Questions/réponses conformément aux exigences,
    4. Les espaces collaboratifs deviennent des Data room avec des entités anonymes (entité pouvant être une personne physique ou morale)
    5. Les demandes de consultations juridiques (réponses détaillées aux demandes) seront archivées et consultables par d’autres (base de connaissance)

 

Owncloud

Très complet, Owncloud vous permet à tout moment d’éditer vos documents, que vous soyez connectés ou non,  de les synchroniser entre votre cloud et votre ordinateur et de les partager via des accès sécurisés parmi bien d’autres fonctionnalités utiles sur la digital workplace.

Les champs d’application d’une solution GED

Un logiciel workflow peut être utilisé aussi bien par les TPE/PME que les grands comptes qui gèrent quotidiennement un grand nombre de flux de documents.

Le progiciel est utile pour la plupart des activités ; par exemple pour :

–          Les commerciaux, qui s’occupent d’importantes bases de données clients, profitent de l’édition à distance et de la synchronisation offline.

–          Les experts-comptables, pour le partage rapide et organisé des documents comptables, notamment lors de la clôture des exercices.

–          Tous les services qui touchent à l’administratif.

Pour en savoir plus, découvrez deux cas concrets d’utilisation d’une plateforme collaborative GED par des notaires.

Cas concret n°1 : la GED pour les notaires
Les notaires ont besoin de stocker de nombreux fichiers confidentiels, et ce, sur le long terme. Un bon logiciel de gestion documentaire leur permet, entre autres :
– D’archiver des documents et y accéder de manière sécurisée.
– De faciliter le dépôt du répertoire au greffe.
– De travailler dans le respect des règles. La solution de Synapture est en adéquation avec le cahier des charges sur l’archivage électronique, transmis par le Conseil Supérieur du Notariat.
– de retrouver rapidement des informations, longtemps après les avoir stockées grâce à un moteur de recherche performant. Idéal pour les notaires qui suivent des clients tout au long de leur vie.
– de récupérer cette documentation depuis n’importe quel support via une consultation en mode web. Pratique lorsqu’ils sont en déplacement, par exemple !
– de gagner du temps à travers une solution GED clef en main et une automatisation des tâches. La gestion de la documentation peut en effet sérieusement amputer l’agenda d’un notaire, notamment depuis 2015, avec le renforcement de l’information des acquéreurs de lots de copropriétés.
– D’optimiser le temps de travail, qu’ils peuvent alors pleinement consacrer à leur cœur de métier.
Cas concret n°2 : la GED pour les notaires
Avec un outil de GED, les responsables RH peuvent quant à eux :
– Organiser aisément la gestion de leurs nombreuses catégories de documents : contrats de travail, avenants, arrêts maladie, congés, documents justificatifs…
– Programmer des workflows de validation automatisés pour la gestion des absences, les demandes d’acomptes, de paiement de notes de frais ou autres types de requêtes récurrentes.
– Diffuser en masse des informations aux collaborateurs – notes de service, changement dans la réglementation intérieure, etc.
– Garder les documents originaux et confidentiels des employés dans le système informatisé d’archivage.
– Dématérialiser les processus RH. Les copies numériques de documents originaux peuvent en effet servir de preuve valable si elle est consignée dans un système d’archivage électronique comme les outils de GED de Synapture.
– Travailler en collaboration et en temps réel avec l’ensemble du personnel du service des ressources humaines.
– Contrôler le partage des fichiers pour préserver la confidentialité des salariés.
– Partager des matrices

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