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Gestionnaire de fichiers

Un gestionnaire de fichiers (file system) est un logiciel de gestion de fichiers exécutables (des programmes) et de fichiers de données (qui doivent être interprétés par des programmes pour prendre sens).
Le progiciel de gestion présente ces fichiers informatiques grâce à une interface intuitive. Il permet d’en ajouter, d’en supprimer, de les renommer, de les classer selon différents critères ou modèles de tri ..

Quelle est la différence entre un système de fichiers et une GED ?

Le file system fait partie intégrante de la Gestion Electronique de Documents. Mais la GED cherche à aller plus loin que le stockage et l’archivage de données en facilitant la gestion des documents d’une entreprise.

La GED collaborative permet par exemple à plusieurs employés de travailler ensemble depuis différents postes informatiques. Comment ? Grâce à la création de groupes de travail, au cloud et aux systèmes de synchronisation online et offline.

Avec une GED collaborative, il est également possible de mettre en place des circuits de validation. Cet outil multifonction permet aux membres d’une équipe de travail de suivre, de modifier et de valider le flow des fichiers au regard de leur fonction propre dans le projet.

Les entreprises peuvent avoir des besoins spécifiques – circuits de validation complexes, contrôle de la qualité… Elles nécessitent alors une GED sur mesure, qui s’éloigne encore plus du système de fichiers et dossiers basiques.

Découvrez ci-dessous quelques solutions GED open source pour mieux comprendre tout ce qu’elles peuvent apporter.

Fonctionnalités de trois logiciels GED open source

Alfresco

Alfresco est un gestionnaire de fichier en ligne et libre. Selon le site officiel, plus de 11 millions d’employés de grandes sociétés l’utilisent à ce jour dans le monde.

Le progiciel est facile à prendre en main et après une formation technique, il peut rapidement devenir un outil technique très puissant.

Le cloud propose ainsi de multiples fonctionnalités classiques comme la consultation en mode web, la recherche par moteur de recherche ou encore la gestion de l’obsolescence des fichiers.

Mais il va plus loin en proposant des fonctions avancées comme le partage de contenus avec des personnes externes, le chat et le forum pour discuter autour de projets de gestion, l’intégration des emails, un moteur de workflow ou encore la synchronisation de fichiers hors connexion.

Pour les développeurs aguerris, il est également possible d’améliorer le logiciel pour l’adapter à ses spécificités métiers. L’équipe de Synapture, la grande communauté et les nombreux supports d’aides peuvent vous y aider.

Pour apprendre à maîtriser ce system file augmenté, rendez-vous sur notre page formation Alfresco !

Les atouts de ces trois logiciels de gestion de documents : acquisition, création, édition, partage, suppression, archivage, réversibilité, workflow, versioning, organisation, recherche, sauvegarde et dématérialisation

Nextcloud

Nextcloud fait partie des gestionnaires de fichier open source les plus performantes du marché de la gestion de documents électroniques pour les entreprises.

Grâce à ce logiciel, le département informatique a un contrôle complet sur la visibilité, la gestion, le partage et la sécurité d’accès des documents dématérialisés.

Ainsi, un stock très important de données peut être géré et archivé sur Nextcloud.

De nombreuses applications telles que Workflows, Tasks, Guests ou encore Mind Map vous permettent entre autres de :

 

  • Transmettre vos documents à des personnes extérieures en toute sécurité,
  •  Ajouter des commentaires, éditer des contenus, attribuer un niveau d’importance ou encore configurer des deadlines
  • Inviter des utilisateurs externes à consulter et éditer des documents spécifiques,
  •  Créer des cartes mentales de vos fichiers afin d’avoir une meilleure visibilité lors de gestion de projets collaboratifs.

Owncloud

Considéré comme une solution GED alternative à Dropbox (qui lui est public), Owncloud est présent sur le marché de la gestion de documents depuis 2010.

Tout comme Alfresco ou Nexctcloud, Owncloud vous permets de gérer efficacement vos documents électroniques que ce soit :

  •  La création
  •  Le stockage de documents en ligne
  •  Le partage de données

Mais Owncloud ne s’arrête pas à ces fonctionnalités.

En effet, vous pouvez consulter ou éditer vos documents à distance et l’outil gère la synchronisation pour que vos collaborateurs puissent accéder à tout moment aux modifications que vous avez apportées au document en question.

Avec Owncloud, les personnes avec qui vous partagez vos données n’ont pas besoin de créer de compte.

D’autres fonctionnalités telles que le calendrier, vos contacts ou encore vos marque-pages.

De même, comme pour d’autres gestionnaires de fichier, des applications dédiées à Owncloud sont disponibles.

Et pour en savoir plus sur les logiciels de rangements de fichiers ou les solutions de GED, vous pouvez nous contacter.

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